INSTRUCTIVO PARA EL PAGO Y REGISTRO DE LA DECIMOTERCERA Y DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN
El presente Instructivo regula el pago de la decimotercera y decimocuarta remuneración a la que tienen derecho las personas trabajadoras y ex trabajadoras por parte del empleador, de conformidad con los artículos 111 y 113 del Código del Trabajo; así como también, el registro ante el Ministerio del Trabajo, ente que se encargará del control y sanciones en la aplicación del presente Acuerdo.
Están obligados al pago y registro de la decimotercera, decimocuarta remuneración:
a) Los empleadores, sean estos personas naturales o personas jurídicas obligadas o no a llevar contabilidad (incluidas sociedades de hecho), sucesiones indivisas y patrimonios autónomos, con personal bajo relación de dependencia;
b) Los artesanos debidamente calificados, se sujetarán a lo establecido en el artículo 115 del Código del Trabajo, razón por la cual su falta de registro no generará multa alguna. Sin embargo, respecto de su personal administrativo se sujetarán al cronograma y multas correspondientes, como lo establece el presente Acuerdo Ministerial.
OBLIGACIÓN DEL PAGO Y REGISTRO DE LA DECIMOTERCERA Y DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN
Pago mensual de la decimotercera y/o decimocuarta remuneración.- En relación al pago de la decimotercera y/o decimocuarta remuneración, los empleadores deberán pagar de manera mensual con excepción de aquellos trabajadores que hayan solicitado por escrito su acumulación, de conformidad con lo establecido en los artículos 111 y 113 del Código del Trabajo.
Solicitud de acumulación.- Para efectos de la acumulación de la decimotercera y/o decimocuarta remuneración, los trabajadores deberán presentar la solicitud por escrito a sus respectivos empleadores, durante los primeros quince días del mes de enero. Si para años posteriores el trabajador desea continuar recibiendo de manera acumulada su decimotercera y/o decimocuarta remuneración, según corresponda no será necesaria la presentación de una nueva solicitud. No se podrá presentar una solicitud para cambio de la modalidad de pago, sino dentro de los primeros quince días del mes de enero del siguiente año.
Cuando la opción escogida por el trabajador sea la acumulación de la decimotercera y/o decimocuarta remuneración, y en el siguiente año decida solicitar el pago mensual de las mismas, los valores acumulados correspondientes a los meses devengados dentro del correspondiente período de cálculo, serán pagados de manera acumulada hasta el 25 de diciembre de cada año en el caso del decimotercer sueldo y para el decimocuarto sueldo hasta el 15 de marzo en las regiones Costa e Insular y 15 de agosto para la regiones Sierra y Amazónica.
Cuando los valores del decimotercero y decimocuarto sueldo sean recibidos por el trabajador de manera mensual, y en el siguiente año el mismo opte por acumular estos valores, esta aplicará respecto de los meses aún no devengados dentro del correspondiente período de cálculo.
Períodos de cálculo.- Para efectos de la aplicación de lo dispuesto en este Acuerdo Ministerial, se entenderá por período de cálculo lo siguiente:
a) Decimotercera remuneración: Desde el 1 de diciembre hasta el 30 de noviembre del año siguiente.
b) Decimocuarta remuneración / Regiones Sierra y Amazónica: Desde el 1 de agosto hasta el 31 de julio del año siguiente.
c) Decimocuarta remuneración / Regiones Costa e Insular: Desde el 1 de marzo hasta el último día del mes de febrero del año siguiente.
Del registro del pago.- Los empleadores deberán realizar el registro del pago de la decimotercera y decimocuarta remuneración, a través del Sistema de Salarios en Línea del Ministerio de Trabajo, en la página www.trabajo.gob.ec, durante el primer mes de cada año, de acuerdo al noveno dígito del RUC o cédula de ciudadanía, conforme las fechas previstas en el cronograma que defina y publique el Ministerio del Trabajo en dicha página.
Los empleadores del Servicio Doméstico, deberán realizar el registro del pago en el módulo respectivo del Sistema mencionado, el mismo que será impreso y constará con las firmas del patrono y del trabajador como evidencia del pago efectuado.
Los empleadores serán responsables por la veracidad de su declaración y registro del pago, así mismo la declaración falsa será sancionada conforme lo establece la normativa legal vigente.
DEL CONTROL Y LAS SANCIONES
Del control.- La Dirección de Control e Inspecciones y las Direcciones Regionales de Trabajo y Servicio Público del Ministerio del Trabajo, efectuarán el control del cumplimiento de lo dispuesto en el presente Acuerdo Ministerial.
La Dirección de Control e Inspecciones deberá verificar el cumplimiento del registro del pago de la decimotercera y decimocuarta remuneración, mediante el monitoreo en el Sistema de Salarios en Línea y coordinará con las Direcciones Regionales las acciones respectivas.
Las Direcciones Regionales de Trabajo y Servicio Público, deberán evaluar y controlar el cumplimiento del pago oportuno y completo de las remuneraciones adicionales, mediante los mecanismos establecidos en la Ley y en los demás instrumentos normativos vigentes.
De las sanciones.- El incumplimiento del registro del pago de la decimotercera y decimocuarta remuneración, será parametrizado en el Sistema de Salarios en Línea en base al número de trabajadores y al tiempo de registro en relación al cronograma establecido por esta Cartera de Estado.
El incumplimiento del registro y del pago será sancionado conforme lo indica el artículo 628 y 629 del Código del Trabajo.
El Ministerio del Trabajo podrá ejecutar un procedimiento coactivo en aquellos casos que no se haya cumplido con la obligación de pago.
De conformidad con lo establecido en el artículo 112 del Código del Trabajo, en concordancia con el artículo 114 del mismo cuerpo legal, los valores que los trabajadores perciban de manera anual o mensual por concepto de decimotercera o decimocuarta remuneración, no serán considerados como parte de la remuneración, para efecto del pago de aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, determinación del fondo de reserva y jubilación, pago de indemnizaciones y vacaciones así como tampoco se tomará en cuenta para el cálculo del impuesto a la renta del trabajo.
Los empleadores deberán desglosar estos rubros en los respectivos roles de pago de los trabajadores, identificándolos como “pago mensual de la decimotercera remuneración” o “pago mensual de la decimocuarta remuneración”, según corresponda.
Para el pago mensual de la decimotercera remuneración los empleadores deberán considerar lo establecido por el artículo 111 del Código del Trabajo, en concordancia con el artículo 95 del mismo cuerpo legal. En caso de existir valores por liquidar en el cálculo de la decimotercera remuneración durante el período de cálculo, estos se pagarán conjuntamente con el valor correspondiente al último mes del período.
Para el cálculo de la decimotercera y decimocuarta remuneración, se considerará el período anual de 360 días, incluyendo el periodo de vacaciones y la jornada laboral mensual de 30 días, equivalente a 240 horas.
El cálculo para el pago de la decimotercera y decimocuarta remuneración de las personas trabajadoras y ex- trabajadoras bajo la modalidad de contrato de jornada parcial permanente, se lo hará en proporción al tiempo laborado.
Los trabajadores que sean contratados a partir de la entrada en vigencia del presente Acuerdo Ministerial, deberán al momento de la celebración del contrato, o dentro de los primeros quince (15) días de inicio de la relación laboral, presentar la respectiva solicitud de pago acumulado de la decimotercera y/o decimocuarta remuneración.
En aplicación de lo señalado en el inciso 3 del artículo 113 del Código del Trabajo, el empleador está en la obligación de cancelar la Decimocuarta Remuneración a sus jubilados patronales; por lo tanto, el empleador deberá registrar los montos pagados por este concepto en la página web: www.trabajo.gob.ec, conforme a lo señalado en el presente Acuerdo Ministerial.
En aplicación de la interpretación al tercer inciso del artículo 1 de la Ley Nro. 68-010 publicada en Registro Oficial Nro. 41, de 29 de octubre de 1968, y en relación con el artículo 111 del Código del Trabajo, el empleador está en la obligación de cancelar la Decimotercera Remuneración a sus jubilados patronales; por lo tanto, el empleador deberá registrar los montos pagados por este concepto en la página web: www.trabajo.gob.ec, conforme a lo previsto en el presente Acuerdo Ministerial.
Los artesanos deberán dar cumplimiento a las disposiciones de este Acuerdo Ministerial, respecto al registro de todos sus trabajadores, salvo operarios y aprendices, conforme el artículo 115 del Código del Trabajo.
En el caso de órdenes judiciales de retención de valores por concepto de pensiones alimenticias, el pago mensual de la decimotercera y/o decimocuarta remuneración señalado en el presente Acuerdo Ministerial, no podrá vulnerar lo previsto por el numeral 2 del artículo 16 del Título V del Código de la Niñez y Adolescencia, que garantiza el derecho del alimentado a percibir dos pensiones alimenticias adicionales en los meses de septiembre y diciembre para las provincias del régimen educativo de la Sierra y Amazonía y en los meses de abril y diciembre para las provincias del régimen educativo de la Costa e Insular, para lo cual el empleador está obligado a realizar los ajustes proporcionales respectivos durante el período de cálculo de la decimotercera y/o decimocuarta remuneración, que garanticen la existencia de los fondos necesarios del correspondiente trabajador, para dichos pagos.
